Para crear reglas para las solicitudes, sigue las instrucciones a continuación:

1.    Accede a la plataforma Onfly y coloca el cursor sobre el menú superior “Configuración”.

2.    Haz clic en la tercera opción Políticas de Viajes.

3.    Cambia a la pestaña “Reglas”.

4.    Haz clic en el botón azul + REGLAS.
5.    Ingresa el nombre de la regla. Por ejemplo: Aprobación Dirección.

6.    Describe a quién se aplica esta regla. Por ejemplo: aplicable a los directores.

Definiendo los parámetros

• Anticipo

Si deseas un flujo de aprobación para todas las solicitudes de anticipo, activa el interruptor “Agregar flujo de aprobación para anticipos”. Y, a partir de entonces, define:

◦  Si optas por permitir la creación de anticipos residuales (cuando sobra saldo no utilizado en el informe de gastos), marca SÍ o NO.

◦  Si se define, el valor del anticipo se calculará con base en la cantidad de días del viaje. Al solicitar un anticipo, el colaborador indica la duración del viaje, y el sistema calcula el valor automáticamente. Si el valor definido es $ 0.00, la regla no se aplicará.

• Tarjeta Azulzinho

Los dos interruptores se refieren a la aplicación de flujos de aprobación en solicitudes de la tarjeta Azulzinho. Elige qué solicitudes pasarán por el flujo:

◦  Creación de tarjeta virtual: activa el primer interruptor.

◦  Solicitud de saldo: activa el segundo interruptor.

• Gastos

Si deseas un flujo de aprobación para todas las solicitudes de anticipo, activa el interruptor “Agregar flujo de aprobación para informes”.

Permite la creación de anticipos residuales cuando el valor del anticipo no se abone completamente en el informe de gastos.

Define el valor del kilometraje para el registro de gastos por distancia.

Para configurar límite de gasto por categoría de gasto:

1. 1. Elige la categoría en el menú desplegable.
   2. Define el límite en pesos.
   3. Define el período a considerar: diario, semanal, mensual o por registro (nota registrada).
   4. Define si, en caso de violación de la política, deberá bloquear el envío o notificar la violación.
   5. Haz clic en “Agregar configuración” y repite el proceso para todas las categorías que desees definir límite de gasto.

• Aéreo

Si deseas un flujo de aprobación para todas las solicitudes de vuelos, activa el interruptor “Agregar flujo de aprobación para boletos aéreos”. Y, a partir de entonces, define de acuerdo con criterios de valor, anticipación o tarifas.

a) Completa la frase para valor:

Cuando [valor] de la compra sea [mayor] o [menor] que [x pesos] entonces [bloquea la compra] o [permite la compra sin aprobación] o [notifica la violación de la política/pasa por flujo].

Agrega la excepción.

b) Completa la frase para anticipación:

Cuando [anticipación] de la compra sea [mayor] o [menor] que [x días] entonces [bloquea la compra] o [permite la compra sin aprobación], [bloquea la compra] o [notifica la violación de la política/pasa por flujo].

Agrega la excepción.

c) Completa la frase para tarifas:

Cuando [sea la tarifa más barata] o Cuando [no sea la tarifa más barata] de la compra si destino [internacional], [nacional] o [nacional/internacional] entonces [bloquea la compra], [permite la compra sin aprobación] o [notifica la violación de la política/ pasa por flujo].

Agrega la excepción.

• Hotel

Si deseas un flujo de aprobación para todas las solicitudes de alojamientos, activa el interruptor “Agregar flujo de aprobación para hospedajes”. Y a partir de entonces, define de acuerdo con criterios de valor o anticipación.

a) Completa la frase para valor:

Cuando [valor] de la [compra o noche] de [cualquier ciudad], [ciudades específicas] o [cualquier ciudad, excepto ciudades específicas], sea [mayor] o [menor] que [x pesos], entonces, [bloquea la compra], [permite la compra sin aprobación] o [notifica la violación de la política].

Agrega la excepción.

b) Completa la frase para anticipación:

Cuando [anticipación] de la [compra] de [cualquier ciudad], [ciudades específicas] o [cualquier ciudad, excepto ciudades específicas], sea [mayor] o [menor] que x días entonces [bloquea la compra], [permite la compra sin aprobación] o [notifica la violación de la política].

Agrega la excepción.

• Automóviles

Si deseas un flujo de aprobación para todas las solicitudes de renta de automóvil, activa el interruptor “Agregar flujo de aprobación para automóviles”.  Y a partir de entonces, define de acuerdo con criterios de valor o anticipación.

a) Completa la frase para valor:

Cuando [valor] de la [compra] o [noche] sea [mayor] o [menor] que [x pesos] entonces [bloquea la compra], [permite la compra sin aprobación] o [notifica la violación de la política].

Agrega la excepción.

b) Completa la frase para anticipación:

Cuando [anticipación] de la compra sea [mayor] o [menor] que [x días], entonces, [bloquea la compra] o [permite la compra sin aprobación] o [notifica la violación de la política].

Agrega la excepción.

• Autobús

Si deseas un flujo de aprobación para todas las reservas de autobús, activa el interruptor “Agregar flujo de aprobación para autobuses”. Y a partir de entonces, define de acuerdo con criterios de valor o anticipación.

a) Completa la frase para anticipación:

Cuando [anticipación] de la compra sea [mayor] o [menor] que [x días], entonces, [bloquea la compra] o [permite la compra sin aprobación] o [notifica la violación de la política].

Agrega la excepción.

b) Completa la frase para valor:

Cuando [valor] de la compra sea [mayor] o [menor] que [x pesos] entonces [bloquea la compra], [permite la compra sin aprobación] o [notifica la violación de la política].

Agrega la excepción.

Ahora que ya configuraste todo, para guardar esta regla, haz clic en el botón verde “Registrar”.

¡Listo! La regla para la solicitud se ha creado con éxito.

Si aún tienes dudas, ¡nuestro equipo de Soporte está disponible para ayudarte!