5 aspectos para elegir una agencia de viajes corporativos
La historia suele ser casi siempre la misma: la empresa empieza a crecer, los gastos en viajes de negocios se vuelven más frecuentes, el límite de la tarjeta de crédito está comprometido y el analista administrativo necesita más personal para manejar la alta demanda.
En ese momento, la empresa comprende la importancia de establecer procesos relacionados con los viajes corporativos y se da cuenta de que una agencia de viajes corporativos puede ayudar en este desafío.
Después de analizar numerosos casos similares durante más de 4 años, identificamos las principales funciones que una agencia de viajes corporativos debe ofrecer y lo que debes tener en cuenta antes de contratarla.
¿Qué es una agencia de viajes corporativos?
Las agencias de viajes corporativos son empresas especializadas en brindar soporte completo durante los viajes de negocios realizados por los colaboradores, asegurando mayor seguridad, ahorro y agilidad para tu empresa y los viajeros.
Existen diferentes tipos de viajes corporativos, como aquellos para establecer alianzas, asistir a eventos o recibir capacitación. Por lo tanto, los viajes de negocios representan oportunidades para que los empleados promuevan los valores e intereses de la empresa.
En este contexto, contar con un facilitador es esencial. Desde la reserva hasta el desplazamiento y la gestión de gastos, una agencia de viajes corporativos optimiza el trabajo de los gestores y mejora la experiencia del colaborador.
¿Qué hace una agencia de viajes corporativos?
Ofrecen soporte total para las empresas y sus colaboradores. Gestionan la compra de boletos de avión, reservaciones de hospedaje y la logística de transporte, siempre evaluando los mejores precios.
Además, muchas agencias generan reportes financieros y análisis de métricas, permitiendo una gestión de gastos más transparente. Sin embargo, la forma en que se realiza esta gestión depende de la agencia.
Por ejemplo, en Onfly, contamos con una plataforma digital que permite a los colaboradores realizar compras con autonomía, dejando las aprobaciones en manos de los gestores.
Las 5 funciones esenciales de una agencia de viajes corporativos
- Innovación y tecnología
- Conciliación financiera y facturación
- Plataforma self-booking moderna y ágil
- Gestión de gastos integrada
- Soporte de atención al cliente
Innovación y Tecnología
Es importante para tu empresa que la agencia de viajes corporativos elegida disponga de tecnología y procesos de vanguardia.
Después de todo, la experiencia con viajes turísticos ya cuenta con tantas posibilidades gracias a la tecnología que, cuando la agencia de viajes corporativos no implementa esto en la rutina de sus clientes, la sensación de atraso, burocracia y obsolescencia domina toda la experiencia.
Con el avance tecnológico que tenemos hoy, no es viable, por ejemplo, solicitar la compra de un boleto por teléfono o incluso por correo electrónico. Parece una forma arcaica de vivir en pleno siglo XXI.
Por lo tanto, la agencia de viajes corporativos debe al menos tener procesos ágiles y ofrecer una plataforma de self-booking, con un equipo de atención enfocado en el éxito del cliente, que en este caso son tu empresa y tu colaborador.
Un detalle a observar es que la agencia de viajes corporativos elegida también debe ir más allá de ser simplemente un emisor de boletos. Es necesario aportar valor a tu empresa, por ejemplo, ofreciendo informes de inteligencia que te ayuden a mejorar tu toma de decisiones.
Conciliación financiera y facturación
Un pilar importante del proceso de gestión de viajes son los reportes financieros. Si tu empresa utiliza tarjetas de crédito para adquirir boletos y reservas de hoteles, es importante que exista una relación transparente entre los gastos de la tarjeta y los costos del viaje.
Muchas empresas se pierden en este proceso, y esto, con frecuencia, se origina situaciones de fraude o incluso cargos indebidos.
Considerando la gran burocracia que los bancos tradicionales exigen para emitir tarjetas de crédito corporativas, otro punto importante es si la agencia de viajes corporativos ofrece facturación mediante transferencia o depósito bancario.
No todas las empresas cuentan con tarjeta de crédito, o cuando las tienen, el límite es muy bajo (y en algunos casos ya está comprometido con otros servicios). Por lo tanto, es fundamental que la agencia de viajes corporativos facture todos los gastos directamente al cliente.
Plataforma self-booking práctica y ágil
Una plataforma self-booking es un sistema donde los propios colaboradores de tu empresa pueden emitir y reservar boletos aéreos y hoteles.
Debe ser fácil, ágil, moderna y funcionar bien en dispositivos móviles, siempre buscando y presentando las mejores opciones con filtros diversos como precio, horario, compañía aérea y aeropuerto.
Todo lo que tu empresa necesita es agilidad.
Gestión de gastos integrada
Uno de los pilares para una buena gestión de viajes es una gestión de gastos integrada.
El café, el almuerzo y la cena que consume el colaborador de la empresa durante su viaje de trabajo deben ser pagados por la empresa, ¿cierto?
Por ello, es necesario que los gastos se registren para que se pueda solicitar un reembolso (teniendo en cuenta que la política de viajes debe respetarse y que existen escenarios donde las empresas anticipan los costos del viaje al colaborador).
Una agencia de viajes corporativos moderna ofrece en su plataforma digital toda la opción de gestión de gastos. Con esto, se elimina el tiempo dedicado a hojas de cálculo innecesarias y recibos grapados, facilitando el proceso de rendición de cuentas.
Soporte de servicio al cliente
Conozco casos de empresas que perdieron profesionales calificados por no tener una política de viajes definida y no brindar soporte durante sus viajes de negocios.
Es importante recordar que es responsabilidad de la agencia contratada brindar todo el soporte para sus colaboradores mientras estos estén en viaje de trabajo por su empresa. Es esencial que la agencia elegida tenga un equipo de soporte listo para ayudar a los viajeros en cualquier momento.
Informes gerenciales y apoyo en la toma de decisiones
Las agencias de viajes corporativos orientadas al cliente deben tener como lema entregar información que ayude a las empresas a tomar las mejores decisiones sobre viajes.
Por ejemplo, si la empresa está pagando tarifas altas por boletos debido a compras de última hora, la agencia puede trabajar junto con el Travel Manager, el gestor de viajes, de la empresa para concientizar a los colaboradores sobre la importancia de planificar y reservar los boletos con anticipación.
