5 consejos para mejorar la gestión de viajes y la relación con el área financiera

El área financiera  de una empresa tiene un impacto directo en todos los departamentos, incluida la gestión de viajes corporativos. No es de extrañar, si tenemos en cuenta que los gastos de viaje y viáticos suelen ser el tercer mayor gasto empresarial.

Sin embargo, todo el proceso de gestión de viajes corporativos puede generar fricciones, sobre todo en términos de gatos. Por ende, es importante mantener la relación entre ambas partes de la mejor manera. 

Una relación sólida entre la gestión de viajes corporativos y el área financiera es clave para garantizar eficiencia operativa, control de costos y satisfacción de los colaboradores que realizan un viaje de negocios.

A continuación, exploramos cinco estrategias esenciales para alinear estas áreas, optimizar la administración de viajes corporativos y mejorar la experiencia de los viajeros.

5 consejos para alinear la gestión de viajes de negocios con el área financiera

1. Uso de tarjetas corporativas prepagas

Las tarjetas corporativas prepagas puede ayudar en la administración de viajes corporativos al centralizar y controlar los gastos de viaje y viáticos.

Ventajas clave:

• Control total: Establece límites específicos para cada itinerario de viaje de negocios. Ajústalos de manera rápida y sencilla según sea necesario.
• Centralización de gastos: Una sola factura consolida todos los costos, lo que facilita su integración para llevar un control de gastos por viáticos en Excel o sistemas ERP.
• Simplificación: Reduce los procesos de anticipos y reembolsos, ahorra tiempo y limita los errores administrativos.

Ejemplo práctico:

Un colaborador que viaja frecuentemente puede utilizar una tarjeta corporativa recargada previamente con los fondos necesarios para cubrir boletos de avión, hoteles y otros gastos, evitando pagos adicionales y procesos manuales de reembolso en los viajes corporativos.

2. Uso de tecnología de gestión de viajes transparente

Adoptar plataformas tecnológicas es una de las mejores formas de mejorar la comunicación y transparencia entre la gestión de viajes y finanzas.

Beneficios de una plataforma como Onfly:

• Monitoreo en tiempo real de viáticos y gastos de viaje.
• Reportes personalizados para identificar oportunidades de ahorro.
• Definición de políticas claras con límites específicos de costos.

Además, estas herramientas permiten automatizar procesos y centralizar información, eliminando inconsistencias en los datos.

3. Definición de políticas de viaje claras y objetivas

Las políticas bien estructuradas son esenciales para la gestión de viajes de negocios, ya que:

• Evitan malentendidos sobre reservas, gastos y procedimientos de reembolso.
• Promueven la conformidad y reducen costos no autorizados.
• Alinean las expectativas de todos los departamentos involucrados.

Consejo:

Incluye al área financiera y a representantes de otros departamentos al diseñar estas políticas. De esta forma, puedes abordar las necesidades de todos y garantizar un enfoque equilibrado.

4. Capacitación y entrenamiento de colaboradores

Un equipo capacitado es fundamental para garantizar el éxito de la administración de viajes corporativos.

Sugerencias para entrenamientos efectivos:

• Organiza talleres regulares sobre las políticas de viaje y las herramientas de gestión utilizadas.
• Proporciona ejemplos prácticos de cómo utilizar plataformas como Onfly para gestionar tus viajes de negocios.
• Fomenta el aprendizaje continuo para adaptarse a nuevas tecnologías y políticas.

Resultado esperado:

Un equipo bien informado comete menos errores, lo que reduce conflictos con el área financiera y mejora la experiencia de los colaboradores que viajan.

5. Retroalimentación continua y evaluación de desempeño

La comunicación es clave para mantener una relación sólida entre la gestión de viajes y el área financiera. Establecer rutinas de retroalimentación y evaluación permite:

• Identificar áreas de mejora en la gestión de viajes corporativos.
• Proponer estrategias para reducir costos y optimizar procesos.
• Asegurar que las experiencias de los viajeros sean consideradas al desarrollar políticas.

Consejo práctico:

Crea reuniones mensuales entre las áreas involucradas para revisar informes de gastos, analizar resultados y ajustar las estrategias según las necesidades.

No dejes que la gestión de viajes corporativos sea un dolor de cabeza en tu empresa

No dejes pasar por alto los problemas que pueden surgir entre el área financiera de tu empresa y la gestión de viajes corporativos. Ten presente que una buena relación requiere un enfoque continuo en la comunicación, la transparencia y la colaboración.

¿Qué beneficios puedes obtener?

• Procesos más eficientes.
• Mayor satisfacción de los colaboradores.
• Reducción de costos en boletos de avión, hoteles y otros viáticos.

Para llevar tu empresa al siguiente nivel, elige Onfly como tu plataforma tecnológica de gestión de viajes.

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