5 consejos para mejorar la relación entre la gestión de viajes y el área financiera de tu empresa
El área financiera tiene un impacto directo en todos los departamentos, incluida la gestión de viajes corporativos. No es de extrañar, si tenemos en cuenta que los gastos de viaje y viáticos suelen ser el tercer mayor gasto empresarial.
¿Por qué es importante esta relación?
Una relación sólida entre la gestión de viajes corporativos y el área financiera es clave para garantizar eficiencia operativa, control de costos y satisfacción de los colaboradores que realizan un viaje de negocios.
En este artículo, exploramos cinco estrategias esenciales para alinear estas áreas, optimizar procesos y mejorar la experiencia de los viajeros.
5 consejos para alinear la gestión de viajes de negocios con el área financiera
1. Uso de tarjetas corporativas prepagas
Implementar tarjetas corporativas prepagas puede transformar la administración de viajes corporativos al centralizar y controlar los gastos de viaje y viáticos.
Ventajas clave:
- Control total: Establece límites específicos para cada itinerario de viaje de negocios. Ajústalos de manera rápida y sencilla según sea necesario.
- Centralización de gastos: Una sola factura consolida todos los costos, lo que facilita su integración para llevar un control de gastos por viáticos en Excel o sistemas ERP.
- Simplificación: Reduce los procesos de anticipos y reembolsos, ahorra tiempo y limita los errores administrativos.
Ejemplo práctico:
Un colaborador que viaja frecuentemente puede utilizar una tarjeta corporativa recargada previamente con los fondos necesarios para cubrir boletos de avión, hoteles y otros gastos, evitando pagos adicionales y procesos manuales de reembolso.
2. Uso de tecnología de gestión de viajes transparente
Adoptar plataformas tecnológicas es una de las mejores formas de mejorar la comunicación y transparencia entre la gestión de viajes y finanzas.
Beneficios de una plataforma como Onfly:
- Monitoreo en tiempo real de viáticos y gastos de viaje.
- Reportes personalizados para identificar oportunidades de ahorro.
- Definición de políticas claras con límites específicos de costos.
Además, estas herramientas permiten automatizar procesos y centralizar información, eliminando inconsistencias en los datos.
Ejemplo práctico:
Con Onfly, puedes generar un informe detallado de un itinerario de viaje de negocios, destacando los costos de vuelos, alojamientos y transportes, lo que facilita ajustes presupuestarios.
3. Definición de políticas de viaje claras y objetivas
Las políticas bien estructuradas son esenciales para la gestión de viajes de negocios, ya que:
- Evitan malentendidos sobre reservas, gastos y procedimientos de reembolso.
- Promueven la conformidad y reducen costos no autorizados.
- Alinean las expectativas de todos los departamentos involucrados.
Consejo:
Incluye al área financiera y a representantes de otros departamentos al diseñar estas políticas. De esta forma, puedes abordar las necesidades de todos y garantizar un enfoque equilibrado.
4. Capacitación y entrenamiento de colaboradores
Un equipo capacitado es fundamental para garantizar el éxito de la administración de viajes corporativos.
Sugerencias para entrenamientos efectivos:
- Organiza talleres regulares sobre las políticas de viaje y las herramientas de gestión utilizadas.
- Proporciona ejemplos prácticos de cómo utilizar plataformas como Onfly para gestionar reservas de boletos de avión y hoteles.
- Fomenta el aprendizaje continuo para adaptarse a nuevas tecnologías y políticas.
Resultado esperado:
Un equipo bien informado comete menos errores, lo que reduce conflictos con el área financiera y mejora la experiencia de los colaboradores que viajan.
5. Retroalimentación continua y evaluación de desempeño
La comunicación es clave para mantener una relación sólida entre la gestión de viajes y el área financiera. Establecer rutinas de retroalimentación y evaluación permite:
- Identificar áreas de mejora en la gestión de viajes corporativos.
- Proponer estrategias para reducir costos y optimizar procesos.
- Asegurar que las experiencias de los viajeros sean consideradas al desarrollar políticas.
Consejo práctico:
Crea reuniones mensuales entre las áreas involucradas para revisar informes de gastos, analizar resultados y ajustar las estrategias según las necesidades.
Conclusión: Optimiza la relación entre la gestión de viajes y el área financiera para mejorar resultados
Mejorar la relación entre el área financiera y la gestión de viajes corporativos requiere un enfoque continuo en la comunicación, la transparencia y la colaboración.
Beneficios clave:
- Procesos más eficientes.
- Mayor satisfacción de los colaboradores.
- Reducción de costos en boletos de avión, hoteles y otros viáticos.
Para llevar tu empresa al siguiente nivel, elige Onfly como tu plataforma tecnológica de gestión de viajes.
Con soluciones digitales, tarjetas corporativas y reportes personalizados, Onfly garantiza transparencia, ahorro y una administración más eficiente para tus viajes corporativos.
