Cómo controlar los gastos de los viajes corporativos de tu empresa

Gestionar los gastos de viaje de manera eficiente es un reto para muchas empresas. Los viajes corporativos son esenciales para expandir negocios, cerrar contratos y fortalecer relaciones con socios. No obstante, si no se controlan adecuadamente, los costos pueden dispararse y afectar el presupuesto general.

En este blog, te daremos consejos clave para administrar viáticos y gastos de viaje. Además, te contaremos cómo la plataforma de Onfly puede ayudarte a optimizar estos procesos y garantizar la transparencia financiera.

La importancia de controlar los gastos de viaje

Un control eficiente de los gastos de viaje no solo ayuda a mantener un presupuesto equilibrado. También asegura que los recursos de la empresa se utilicen de manera responsable y se maximicen los beneficios obtenidos de cada viaje corporativo. Esto implica:

• Evitar gastos innecesarios: Detectar y eliminar gastos redundantes o no autorizados, como reservaciones duplicadas, pagos fuera de las políticas de la empresa o compras impulsivas durante los viajes.
• Promover la transparencia: Registrar cada gasto con detalle y en tiempo real para facilitar auditorías internas y externas, asegurando que toda la información financiera sea verificable.
• Optimizar recursos: Analizar patrones de gasto históricos para identificar oportunidades de ahorro, como seleccionar proveedores recurrentes con mejores tarifas o ajustar presupuestos futuros en base a datos concretos.
• Mejorar la planificación financiera: Contar con un control detallado permite anticipar costos y asignar recursos de manera más precisa, reduciendo imprevistos y fortaleciendo la sostenibilidad financiera.
• Fomentar la rendición de cuentas: Cada colaborador es responsable de reportar sus gastos conforme a las políticas establecidas, lo que genera una cultura de responsabilidad financiera dentro de la organización.

Implementar herramientas digitales como Onfly puede marcar una gran diferencia al centralizar y automatizar estas tareas. Con ella, el proceso es más rápido, eficiente y confiable.

Consejos para una gestión eficiente de viáticos y gastos de viaje

1. Definir políticas claras: Establecer políticas para gastos de viaje y viáticos que incluyan límites diarios, categorías de gastos permitidos y requisitos para la aprobación de reembolsos.
2. Planificar con antelación: Reservar boletos, hoteles y transporte local con tiempo para obtener tarifas más bajas.
3. Utilizar plataformas digitales: Herramientas como Onfly permiten registrar y categorizar cada gasto, ya que generan informes detallados en tiempo real.
4. Monitorear en tiempo real: Revisar los gastos de viaje a medida que ocurren para evitar exceder el presupuesto asignado.
5. Capacitar a los colaboradores: Asegurarse de que todos los empleados entiendan las políticas para gastos de viaje y viáticos y las herramientas disponibles para reportar gastos.

Cómo Onfly puede ayudarte con la gestión de viajes de negocios

Onfly es una plataforma diseñada para simplificar la gestión de viajes de negocios. Ofrecemos funcionalidades avanzadas como las siguientes:

Control de presupuesto

Onfly te permite establecer límites de gastos de viaje por colaborador, departamento o proyecto. Además, su sistema automatizado envía alertas cuando se detectan desviaciones en el presupuesto. De ese modo, se mantiene un control financiero estricto.

Informes en tiempo real

Generar informes detallados nunca fue tan fácil. Con Onfly, puedes visualizar datos actualizados sobre los viáticos y gastos de viaje de tu empresa. Estos informes te ayudan a identificar patrones, ajustar estrategias y negociar mejores condiciones con proveedores frecuentes.

Detección de fraudes

El sistema antifraudes de Onfly monitorea transacciones en busca de patrones sospechosos. Estos incluyen gastos duplicados o desembolsos fuera de las políticas establecidas. Así, se garantiza la seguridad y el uso responsable de los recursos.

Caso práctico: ¿Cómo Onfly mejora la gestión de gastos de viaje?

Imagina que tu empresa planea un viaje para asistir a una conferencia en Monterrey. Con Onfly, podrías:

1. Configurar un presupuesto: Asignar un límite de $20.000 MXN para boletos de avión, hospedaje, transporte y alimentación.
2. Reservar a través de la plataforma: Seleccionar vuelos y hoteles que se ajusten al presupuesto directamente desde Onfly.
3. Monitorear los gastos en tiempo real: Recibir notificaciones si un colaborador intenta registrar un gasto fuera del presupuesto.
4. Generar un informe final: Al finalizar el viaje, descargar un informe detallado que muestre cómo se distribuyó cada peso, facilitando la presentación de resultados.

Este enfoque no solo optimiza el tiempo, sino que también garantiza la transparencia y el cumplimiento de las políticas de la empresa.

Beneficios de implementar Onfly en tu empresa

1. Ahorro de tiempo: Automatiza tareas administrativas y reduce la carga de trabajo manual.
2. Centralización de datos: Almacena toda la información de los viajes en un solo lugar para facilitar el acceso y la gestión.
3. Toma de decisiones informada: Analiza datos en tiempo real para ajustar estrategias y maximizar el retorno de inversión.
4. Cumplimiento de políticas: Asegúrate de que todos los gastos estén alineados con las reglas de la empresa.
5. Mejora en negociaciones: Usa los datos recopilados para negociar mejores tarifas con aerolíneas, hoteles y otros proveedores.

Conclusión

Controlar los gastos de viaje en los viajes corporativos es una tarea esencial para garantizar la eficiencia financiera y el uso responsable de los recursos. Con Onfly, tu empresa puede automatizar y optimizar cada paso del proceso, desde la planificación hasta el análisis de resultados.

Con Onfly, tu empresa tiene acceso a la mejor solución para la gestión de viajes corporativos, incrementando la eficiencia y reduciendo costos. Habla ahora con un especialista de nuestra agencia de viajes corporativos en México y transforma tus procesos con una única plataforma.