Cómo planificar un viaje de negocios

Los viajes corporativos son una herramienta fundamental para el crecimiento y desarrollo de las empresas, especialmente en un mercado tan competitivo como el mexicano. Sin embargo, planificar un viaje de negocios puede ser una tarea desafiante si no se cuenta con las herramientas adecuadas.

En este blog, te ofrecemos consejos prácticos sobre cómo organizar un viaje de negocios eficiente. También, te contaremos cómo la plataforma de Onfly puede ser tu mejor aliada en el proceso de gestión de viajes corporativos.

La importancia de un buen itinerario de viaje de negocios

Un itinerario bien planificado es el cimiento de un viaje de negocios exitoso. Ello garantiza que cada aspecto esté cubierto y se minimicen imprevistos. Este debe incluir los siguientes elementos clave:

1. Horarios claros y detallados: No solo incluye las fechas y horas de salida, sino también los tiempos estimados para traslados entre locaciones, descansos y reuniones. Esto asegura que cada colaborador sepa dónde debe estar y cuándo.
2. Reservaciones seguras y confirmadas: Cada detalle debe estar confirmado con antelación, incluídos los boletos de avión, reservas de hotel y espacios para reuniones. Es esencial contar con confirmaciones por escrito y un contacto de emergencia para cada proveedor.
3. Logística interna eficiente: Esto incluye transporte local como taxis o autos alquilados, direcciones exactas de los eventos y tiempos estimados de viaje entre ellos. Tener mapas o aplicaciones de navegación a la mano también puede ser de gran ayuda.
4. Plan de contingencias: Incluir opciones alternas en caso de retrasos, cancelaciones o cambios de último minuto. Esto podría ser otro vuelo, un hotel cercano o contactos locales.

Con Onfly, puedes gestionar todos estos elementos desde una única plataforma. Su sistema centralizado permite ahorrar tiempo, reducir errores y tener acceso inmediato a toda la información necesaria para garantizar un itinerario de viaje de negocios óptimo.

Consejos prácticos: cómo organizar un viaje de negocios

1. Establece objetivos claros: Define las metas específicas del viaje de negocios. ¿El objetivo es asistir a una conferencia clave del sector? ¿Negociar un contrato estratégico? ¿Explorar oportunidades de expansión? Tener claridad sobre las prioridades permite planificar actividades relevantes y eliminar distracciones innecesarias. Considera también los resultados medibles que esperas alcanzar, como acuerdos firmados o contactos establecidos.
2. Presupuesto bien definido: Calcula con antelación todos los viáticos y gastos de viaje, como boletos de transporte, hospedaje, alimentación, transporte local y costos adicionales como seguros de viaje. Mantén un control estricto y flexible, preparado para ajustar cifras ante imprevistos. Onfly permite categorizar y monitorear cada gasto en tiempo real, asegurando que el presupuesto se mantenga bajo control.
3. Documentación en regla: Asegúrate de que todos los colaboradores tengan al día sus identificaciones, visas y permisos requeridos. Además, verifica los requisitos específicos de entrada al destino, como certificados de vacunas o pruebas médicas recientes. Preparar copias digitales de estos documentos puede facilitar el proceso en caso de pérdidas.
4. Utiliza herramientas digitales: Las plataformas digitales como Onfly ofrecen funcionalidades avanzadas que simplifican la administración de viajes corporativos. Estas permiten ahorrar tiempo, minimizar errores y garantizar una experiencia eficiente para los colaboradores. Además, su interfaz intuitiva asegura una curva de aprendizaje rápida para cualquier miembro del equipo.

Viáticos y gastos de viaje: claves para un presupuesto eficiente

El control de las políticas para gastos de viaje y viáticos es vital para evitar sobrecostos y garantizar un uso eficiente de los recursos empresariales.

La correcta administración de estos rubros permite a las empresas no solo mantener un presupuesto equilibrado, sino también identificar áreas de mejora que puedan contribuir al ahorro.

Con Onfly, puedes automatizar la gestión de gastos de manera efectiva, lo que incluye:

• Registrar y categorizar cada gasto: Cada desembolso, como boletos de avión, hospedajes, alimentos y transporte local se almacena y organiza de manera precisa para su análisis posterior.
• Generar informes en tiempo real: Obtén una visión clara y actualizada de los gastos del viaje en cualquier momento. Esto facilita la toma de decisiones informadas y la presentación de resultados a las partes interesadas.
• Detectar inconsistencias con su sistema antierrores y antifraudes: El sistema automatizado identifica patrones inusuales o gastos duplicados. Así, se minimizan riesgos y se protegen los recursos de la empresa.

Además, Onfly ofrece herramientas para establecer límites presupuestarios y alertas automáticas que ayudan a prevenir excesos. Como resultado, aumenta la transparencia y se fomenta la responsabilidad en los equipos.

Implementar estas soluciones no solo simplifica el proceso de gestión, sino que también garantiza ahorro significativo a largo plazo.

Agencia de viajes de negocios vs. soluciones digitales

Tradicionalmente, las empresas han confiado en agencias especializadas en viajes corporativos para gestionarlos. Sin embargo, las plataformas digitales como Onfly ofrecen ventajas significativas:

• Facilidad de uso: Una interfaz intuitiva para reservas y gestión.
• Control total: Informes y registros centralizados.
• Flexibilidad: Adaptable a las necesidades específicas de tu empresa.

Según Fernanda Coelho de Seedz, “Onfly brinda una excelente atención y siempre está dispuesto a ayudar”.

Beneficios de la administración de viajes corporativos con Onfly

1. Ahorro de costos: Optimiza las reservas y reduce gastos innecesarios al ofrecer opciones competitivas y herramientas para identificar las mejores tarifas disponibles. Onfly también permite establecer políticas de viaje de negocios que ayudan a evitar gastos no autorizados y mantener el control presupuestario.
2. Seguridad: Su sistema antifraudes garantiza que los recursos de tu empresa estén protegidos en todo momento. Esto incluye monitoreo continuo de transacciones y alertas automáticas en caso de actividades sospechosas, para la tranquilidad de los responsables financieros.
3. Gestión centralizada: Controla todo desde una única plataforma, incluyendo reservas, reportes de gastos y aprobaciones. Esta centralización no solo mejora la eficiencia operativa, sino que también facilita el acceso a información relevante para la toma de decisiones estratégicas.
4. Soporte excepcional: Un equipo de atención dedicado y altamente capacitado está disponible para resolver cualquier duda o inconveniente. Onfly se destaca por su enfoque personalizado, asegurando que cada cliente reciba soluciones adaptadas a sus necesidades.
5. Escalabilidad: Diseñado para adaptarse a empresas de diferentes tamaños, Onfly crece junto a tu organización, ofreciendo soluciones que se ajustan a las demandas cambiantes del mercado.
6. Análisis detallado: Genera reportes avanzados que permiten analizar tendencias de gasto, optimizar estrategias y negociar mejores condiciones con proveedores frecuentes.

Conclusión

Saber cómo organizar un viaje de negocios exitoso requiere organización, precisión y las herramientas adecuadas. Con Onfly, tu empresa puede disfrutar de una plataforma que combina facilidad de uso, ahorro de costos, seguridad y atención personalizada.

Con Onfly, tu empresa tiene acceso a la mejor solución para la gestión de tu viaje de negocios, incrementando la eficiencia y reduciendo costos. Habla ahora con uno de nuestros especialistas y transforma tus viajes corporativos con una única plataforma.