5 consejos para mejorar la relación entre la gestión de viajes y el área financiera de tu empresa
El área financiera de una empresa influye en todos los demás departamentos, incluida la gestión de viajes corporativos. Además, las inversiones en viajes suelen ser el tercer mayor gasto en los negocios.
Por ello, la armonía entre el área financiera y la gestión de viajes es esencial para garantizar eficiencia operativa y control de costos.
No es raro que existan conflictos entre ambos sectores, especialmente cuando hay inconsistencias en los datos de gastos relacionados con los viajes.
En este artículo, explicamos cómo una relación bien estructurada entre estas dos áreas puede optimizar procesos y contribuir a la satisfacción de los colaboradores que viajan por trabajo. Aquí te presentamos cinco consejos fundamentales para mejorar esta relación:
1. Uso de tarjeta corporativa prepaga
El área financiera gestiona los recursos de la empresa, equilibrando los gastos con la calidad de las inversiones. Esto es clave para mantener la satisfacción de los empleados y la salud financiera.
Implementar tarjetas corporativas prepagas puede transformar la forma en que se gestionan financieramente los viajes.
Estas tarjetas permiten establecer reglas y un control más estricto sobre los gastos, ya que se recargan con una cantidad específica antes del viaje, con ajustes rápidos y sencillos de los límites.
Además, centralizan los gastos en una sola factura, que puede integrarse automáticamente en el sistema de gestión, eliminando errores y procesos manuales.
Este método también reduce la necesidad de anticipos y reembolsos, simplificando la gestión financiera, así como el ahorro de tiempo.
2.Tecnología para una gestión de viajes más transparente
Adoptar una plataforma tecnológica para la gestión de viajes es una solución eficiente para mejorar la comunicación entre el área financiera y los viajeros.
Estos sistemas permiten monitorear en tiempo real los gastos y las reservas, centralizando toda la información en un único lugar. Esto facilita la visualización de los gastos, la aprobación de presupuestos y la generación de informes detallados.
Además, una plataforma como Onfly permite definir políticas de viaje claras, establecer límites de costos y generar reportes que ayudan a ajustar presupuestos cuando sea necesario.
3. Definición de políticas de viaje claras y objetivas
Es fundamental que la empresa tenga un plan de cuentas detallado, con registros, centros de costo y variables específicas para las áreas financieras.
Del lado de la gestión de viajes, establecer políticas claras evita malentendidos y alinea expectativas. Estas políticas deben incluir directrices sobre reservas, límites de gasto, procedimientos para anticipos y reembolsos, y el uso de tarjetas corporativas.
Involucrar representantes de diferentes departamentos, incluido el departamento de finanzas, asegura que se aborden todas las necesidades. Políticas bien estructuradas promueven la conformidad, además de reducir gastos no autorizados.
4. Capacitación y entrenamiento de colaboradores
Invertir en la capacitación de los colaboradores es una estrategia eficaz para mejorar la relación entre el área financiera y la gestión de viajes.
Los empleados deben estar al tanto de las políticas de viaje, las herramientas de gestión y las mejores prácticas para controlar los gastos.
Ofrecer talleres regulares o sesiones de entrenamiento actualiza a los equipos sobre cambios en las políticas o herramientas utilizadas, promoviendo el cumplimiento y reduciendo errores administrativos.
5. Feedback continuo y evaluación de desempeño
La comunicación entre el área financiera y la gestión de viajes es esencial. Establecer una rutina de presentación de datos, propuestas de reducción de costos e impactos financieros aumenta la eficiencia y fomenta la colaboración.
Un proceso continuo de feedback u evaluación permite identificar áreas de mejora y optimizar la gestión de viajes.
Mejorar la relación entre el área financiera y la gestión de viajes es un proceso continuo que requiere comunicación, transparencia y colaboración.
Con estos cinco consejos, tu empresa optimizará sus procesos y garantizará un entorno laboral más armonioso, beneficiando tanto a los gestores como a los colaboradores que viajan por trabajo.
Para mejorar los procesos en tu empresa, elige Onfly como tu plataforma tecnológica de gestión de viajes. Con nuestras soluciones digitales, tarjetas corporativas y reportes completos, garantizamos mayor transparencia, mientras ahorras en tu empresa.
