Acuerdos con hoteles para viajes de trabajo: ¿cómo funcionan?
En los viajes de trabajo, según la legislación vigente, es obligación de la empresa cubrir los costos de alojamiento. Esto significa que, para cualquier colaborador que necesite hospedarse en el destino, la empresa debe garantizar el pago de la estadía.
Por ello, muchas empresas que realizan un volumen considerable de viajes corporativos optan por establecer acuerdos tarifarios con hoteles, buscando un mejor costo-beneficio para sus operaciones.
Estos acuerdos permiten a las empresas acceder a tarifas exclusivas, controlando mejor el presupuesto de los viajes. Además, garantizan el bienestar de los empleados, quienes se hospedan en establecimientos cómodos y adecuados sin comprometer los costos.
Sin embargo, para asegurar que los acuerdos sean ventajosos, es fundamental comprender cómo funcionan las tarifas corporativas y las negociaciones entre empresas y hoteles.
Tipos de tarifas en acuerdos con hoteles
Cuando una empresa establece un acuerdo con un hotel, generalmente opta por uno de los siguientes tipos de tarifas:
1. Last Room Availability (LRA)
La tarifa Last Room Availability garantiza un precio fijo incluso en periodos de alta demanda, siempre que haya habitaciones disponibles. Sin embargo, este tipo de tarifa tiende a ser más costosa debido al compromiso del hotel de mantener el precio fijo independientemente de la demanda.
Los contratos con tarifas LRA suelen incluir fechas de exclusión (blackout dates), como feriados o eventos locales, durante las cuales no se aplican los descuentos.
2. Non Last Room Availability (NLRA)
La tarifa Non Last Room Availability ofrece un precio reducido con menos garantías. En periodos de alta demanda, el hotel puede suspender el acuerdo, aplicando el precio estándar del día.
Este modelo es ideal para empresas que no realizan viajes frecuentes en temporadas altas y buscan un costo inicial más bajo.
3. Best Available Rate (BAR)
Sin un acuerdo tarifario, los huéspedes pagan el precio estándar del día (Best Available Rate), que varía según la demanda y la temporada.
Muchos hoteles ofrecen descuentos sobre la tarifa BAR en acuerdos corporativos, lo que garantiza un porcentaje de descuento constante independientemente del precio base.
Por ejemplo, un descuento del 10 % sobre la tarifa BAR asegura ahorros constantes sin importar la fluctuación de los precios.
Ventajas de los acuerdos tarifarios
Los acuerdos tarifarios facilitan el control de gastos al prever precios estables, lo que resulta en un mejor costo-beneficio para las empresas.
Además, aseguran estándares mínimos en las instalaciones, garantizando la calidad de las estadías de los colaboradores.
También ofrecen control financiero, permitiendo descuentos proporcionales incluso en fechas de alta demanda, optimizando los presupuestos de viajes corporativos.
Cómo negociar acuerdos tarifarios con hoteles
Negociar acuerdos tarifarios con hoteles depende del volumen de reservas que pueda garantizar la empresa, ya que a mayor cantidad de noches contratadas, mejores serán las condiciones ofrecidas.
Además, las agencias de viajes corporativas suelen negociar tarifas con múltiples hoteles, asegurando precios competitivos para sus clientes.
Por otro lado, las plataformas de gestión como Onfly integran los acuerdos en un sistema todo-en-uno, lo que permite a las empresas visualizar y gestionar fácilmente las tarifas acordadas, así como su disponibilidad.
Los acuerdos tarifarios son una estrategia efectiva para optimizar los costos de los viajes corporativos y ofrecer a los colaboradores una estadía cómoda. Habla con uno de nuestros especialistas y descubre cómo Onfly ofrece mayor transparencia en las reservas, incluso en aquellas con acuerdos tarifarios.
