¿Qué debe incluir una política de gastos de viaje y viáticos bien estructurada?
Contar con políticas para gastos de viaje y viáticos bien definidas no es solo una cuestión administrativa; es una necesidad estratégica para cualquier empresa que realiza desplazamientos corporativos. Desde una visita comercial hasta un evento internacional, los viáticos y gastos de viaje deben estar regulados con claridad para evitar malentendidos, desperdicio de recursos o conflictos internos.
Cuando las políticas no están bien estructuradas —o peor aún, no existen—, los colaboradores terminan haciendo suposiciones, los reportes llegan incompletos y el área financiera se ve obligada a “apagar fuegos” en lugar de optimizar el proceso. Por eso, establecer lineamientos claros, prácticos y fáciles de aplicar es fundamental.
En Onfly, facilitamos la gestión de viajes corporativos a través de una plataforma que integra desde la planeación hasta la rendición de gastos. Y eso incluye automatizar el cumplimiento de políticas para que cada viaje esté alineado con los criterios de tu empresa desde el día uno..
¿Por qué es clave tener políticas para gastos de viaje y viáticos bien definidas?
Las políticas para gastos de viaje y viáticos permiten:
- Controlar el uso del presupuesto destinado a viajes.
- Establecer reglas de conducta y expectativas claras para el viajero.
- Simplificar los procesos de aprobación, reembolso y fiscalización.
- Garantizar que los recursos se utilicen de forma justa y eficiente.
Una política bien diseñada también protege tanto al colaborador como a la empresa, evitando situaciones ambiguas sobre qué se puede gastar y cómo justificarlo.
Elementos clave que toda política debe incluir
Para que tus políticas sean realmente efectivas, deben contener al menos los siguientes puntos:
a. Definición de viáticos y gastos de viaje permitidos
Enumera qué se considera viático: transporte, hospedaje, alimentación, traslados locales, estacionamientos, etc. También puedes especificar qué gastos están excluidos o requieren aprobación previa (como consumos personales o upgrades).
b. Montos máximos por categoría
Establece topes diarios o por concepto, diferenciados si es necesario por cargo o destino. Por ejemplo, un colaborador en viaje nacional no debería tener el mismo presupuesto en gastos de viaje que uno en el extranjero.
c. Procedimiento de solicitud y aprobación
Detalla los pasos para solicitar anticipos, reservas o viáticos. Con Onfly, puedes configurar estos flujos de forma automática, según jerarquías o tipo de viaje.
d. Documentación y comprobación de gastos
Aclara qué tipo de comprobantes son válidos y el formato que deben tener. Lo ideal es contar con un formato de gastos viáticos digital, que el viajero pueda llenar en tiempo real y enviar para su revisión.
e. Plazos para reembolso o rendición
Evita retrasos y conflictos estableciendo fechas claras para presentar los gastos y recibir reembolsos.
Cómo facilita Onfly el cumplimiento de tu política de gastos de viaje y viáticos
Una política de gastos de viaje y viáticos, por sí sola, no garantiza cumplimiento. Lo que hace la diferencia es cómo se aplica. Y ahí es donde entra la tecnología de gestión de gastos de Onfly.
Con Onfly, puedes:
- Automatizar las reglas por rol, tipo de viaje o monto.
- Rechazar automáticamente gastos fuera de política.
- Agilizar la carga y revisión de comprobantes.
- Generar reportes por colaborador, proyecto o periodo.
- Integrar la información a tu sistema contable.
Así, tu equipo se concentra en viajar y cumplir objetivos, mientras la empresa mantiene el control sin fricciones.
Conclusión
Las políticas para gastos de viaje y viáticos bien estructuradas no solo ayudan a ordenar el proceso; también fortalecen la cultura organizacional, reducen errores y optimizan el uso del presupuesto.
Con la tecnología de Onfly, puedes asegurarte de que tus políticas no solo estén escritas, sino que se cumplan de forma automática y transparente. ¿Listo para transformar la manera en que tu empresa gestiona los viáticos?
