Cómo elegir una agencia de viajes corporativos: lo que tu empresa necesita

Elegir una agencia de viajes corporativos no es una tarea menor. Para muchas empresas, es el primer paso para profesionalizar la forma en que gestionan sus traslados, reuniones y negociaciones fuera de oficina. Pero ¿qué pasa cuando la agencia no da visibilidad, cobra comisiones ocultas y retrasa procesos?

Hoy más que nunca, las empresas necesitan agilidad, control y eficiencia en la gestión de sus viajes de negocios. Y aunque muchas todavía trabajan con agencias tradicionales, cada vez más organizaciones mexicanas están migrando a plataformas como Onfly, que automatizan todo el proceso.

Este artículo te ayudará a entender qué deberías exigirle a una agencia, cuáles son las señales de que necesitas una alternativa digital y cómo Onfly se ha convertido en la mejor solución para la administración de viajes corporativos moderna.

¿Qué es una agencia de viajes corporativos?

Una agencia de viajes corporativos tradicional actúa como intermediaria entre tu empresa y los proveedores de transporte, hospedaje, seguros y otros servicios relacionados con los viajes corporativos. Su trabajo es cotizar, reservar y coordinar.

Suena útil. Pero en la práctica, muchas agencias siguen operando con procesos manuales, atención limitada y tarifas poco competitivas. Además, muchas veces requieren múltiples llamadas o correos para gestionar algo tan simple como un cambio de vuelo.

Y lo más importante: rara vez te dan el control total del proceso o te integran con tus sistemas contables y políticas de gastos.

¿Qué deberías buscar al elegir una agencia de viajes corporativos?

Aquí hay 6 criterios clave que toda empresa debe considerar antes de firmar un contrato o acuerdo con una agencia de viajes corporativos.

1. Visibilidad completa y en tiempo real

Una agencia de viajes corporativos debería darte información clara, actualizada y centralizada sobre cada viaje de negocios: itinerarios, costos, estatus de aprobación, anticipos y más. Deben ser una ayuda al momento de planificar un viaje de negocios. Si todo lo manejan por teléfono o Excel, estás perdiendo tiempo y precisión.

En Onfly, toda esta visibilidad se ofrece desde el panel de control. Sabes quién viaja, cuándo, cómo y cuánto cuesta. Y lo ves en segundos.

2. Procesos automatizados

Los días de enviar solicitudes por correo y esperar confirmaciones manuales quedaron atrás. Hoy necesitas una herramienta que permita reservar vuelos, hoteles, transporte y registrar viáticos en un solo lugar.

Con Onfly, cada paso —desde la solicitud inicial hasta la conciliación contable— se realiza en una sola plataforma, de forma automatizada y trazable.

3. Personalización de políticas corporativas

Cada empresa tiene reglas distintas sobre gastos, rutas, clases de vuelo o tipos de hotel. Una buena solución debe adaptarse a tu política, no al revés.

Onfly permite configurar políticas específicas por rol, área o tipo de viaje, y las aplica automáticamente en cada reserva. Así, evitas errores y malentendidos.

4. Ahorro y tarifas competitivas

Una agencia de viajes corporativos tradicional te cobra comisiones por cada reserva, cambio o gestión. En cambio, Onfly accede a tarifas negociadas y evita cargos ocultos. Pagas solo por lo que usas, sin sorpresas.

Además, con la visibilidad total que ofrece la plataforma, puedes detectar patrones de gasto, reducir costos y optimizar tus rutas frecuentes.

5. Integración con reportes y sistemas fiscales

La gestión de viajes corporativos no termina cuando el viajero regresa. Luego viene la rendición de gastos, la conciliación de viáticos y el cumplimiento fiscal. Es decir, el trabajo de una agencia de viajes corporativos continúa.

Una buena solución debe ayudarte a procesar viáticos y gastos de viaje con rapidez, generar reportes automáticos y asegurar que todas las facturas cumplan con los requisitos del SAT.

6. Soporte rápido y confiable

Cuando algo falla en un viaje (un vuelo cancelado, un cambio de hotel, una urgencia médica), necesitas ayuda inmediata. Muchas agencias de viajes corporativos tienen horarios limitados o tiempos de respuesta largos.

En Onfly, tienes soporte 24/7 y comunicación directa con nuestro equipo, sin tickets eternos ni esperas innecesarias.

¿Por qué Onfly no es una agencia de viajes corporativos tradicional?

Porque va mucho más allá.

Onfly es una plataforma tecnológica especializada en la gestión integral de viajes corporativos. Te da el control total de cada etapa: desde la planeación hasta el análisis post-viaje.

Algunas funciones clave de Onfly

• Reservas inteligentes de vuelos, hoteles y transporte en un solo flujo.
• Itinerarios digitales claros, organizados y compartibles.
• Políticas de gastos automatizadas según tu estructura interna.
• Reportes contables y fiscales automáticos, listos para auditoría.
• Soporte ágil y especializado, enfocado en viajeros de negocio.

Todo esto en una plataforma intuitiva, accesible desde cualquier dispositivo, y pensada para equipos de cualquier tamaño.

¿Qué problemas resuelve Onfly que las agencias tradicionales no?

Las agencias de viajes corporativos tradicionales no fueron diseñadas para escalar con tu negocio. Cuando tu operación crece, también crecen los errores, las fricciones y los costos. Onfly resuelve eso desde la raíz:

• Reservas lentas y manuales:
  Con Onfly puedes buscar y reservar vuelos, hoteles y transporte en segundos, sin correos, sin cotizaciones eternas.
• Pérdida de control de gastos:
  La plataforma te muestra en tiempo real cuánto se gasta por persona, por área, por tipo de viaje o por destino. De esta manera, sabes cómo controlar los gastos.
• Procesos de aprobación complejos:
  Onfly permite configurar flujos de aprobación automáticos con múltiples niveles y reglas personalizadas.
• Falta de integración fiscal:
  Onfly genera reportes contables automáticos, extrae datos de los CFDI y simplifica el cierre mensual sin errores ni tareas duplicadas.

¿Cuándo es momento de cambiar de agencia de viajes corporativos tradicional a Onfly?

Estas señales indican que tu empresa necesita algo mejor que una agencia de viajes corporativos tradicional:

• Tu equipo pierde horas conciliando gastos.
• Tienes múltiples sistemas desconectados.
• No sabes cuánto se gasta por viaje, por persona o por área.
• Tienes poca o nula visibilidad del itinerario y los costos.

Si te identificaste con más de una, estás listo para pasar a Onfly.

Conclusión

Una agencia de viajes corporativos puede parecer suficiente al principio. Pero a medida que tu empresa crece y tus procesos se vuelven más complejos, necesitas una herramienta que te dé más control, más agilidad y más visibilidad.

Eso es lo que hace Onfly: reemplaza la dependencia de agencias tradicionales con una solución digital integral, que automatiza todo el ciclo del viaje de negocios, desde la solicitud hasta el reembolso, y desde la reserva hasta el análisis de costos.

¿Listo para dar el salto a la nueva forma de gestionar los viajes en tu empresa?
Con Onfly, viajas mejor, más rápido y más inteligente.