¿Cómo funcionan los acuerdos con hoteles para un viaje de trabajo?

Cuando una empresa organiza un viaje de trabajo, es su responsabilidad cubrir los costos de alojamiento de los colaboradores, según la legislación vigente. Esto implica garantizar hospedajes adecuados y alineados con el presupuesto corporativo.

Muchas compañías con un alto volumen de viajes corporativos establecen acuerdos tarifarios con hoteles para acceder a mejores precios y condiciones especiales.

Estos acuerdos permiten:
✅ Reducción de costos mediante tarifas exclusivas.
✅ Mayor control sobre los gastos de viaje y viáticos.
✅ Estándares de calidad garantizados para los colaboradores.

Sin embargo, para obtener los mejores beneficios, es clave comprender cómo funcionan las tarifas corporativas y las estrategias de negociación entre empresas y hoteles.

Tipos de tarifas en acuerdos con hoteles

Al establecer un convenio con un hotel, las empresas pueden optar por diferentes tipos de tarifas, cada una con características y beneficios específicos.

1. Last Room Availability (LRA)

Este modelo asegura que, mientras haya habitaciones disponibles, la empresa obtendrá la tarifa acordada, incluso en momentos de alta demanda.

📌 Ventajas:
✔ Previsibilidad en costos, sin fluctuaciones de temporada.
✔ Seguridad de disponibilidad en fechas regulares.

📌 Consideraciones:
✖ Suelen ser más costosas que otras tarifas.
✖ Existen blackout dates donde el acuerdo no aplica (feriados o eventos importantes).

2. Non Last Room Availability (NLRA)

A diferencia del LRA, esta tarifa permite precios más bajos, pero sin garantía de disponibilidad en temporadas de alta ocupación.

📌 Ventajas:
✔ Tarifas más económicas en comparación con LRA.
✔ Ideal para empresas con flexibilidad en fechas.

📌 Consideraciones:
✖ No garantiza disponibilidad en fechas de alta demanda.
✖ Puede requerir reservas anticipadas para asegurar el descuento.

3. Best Available Rate (BAR) con descuento corporativo

Si la empresa no tiene un contrato de tarifa fija, los colaboradores pagan la tarifa diaria estándar (Best Available Rate), que fluctúa según la demanda.

Sin embargo, algunos hoteles ofrecen un porcentaje de descuento sobre esta tarifa para empresas con acuerdos corporativos.

📌 Ejemplo práctico:
Si la tarifa BAR del día es de $2000 MXN y la empresa tiene un descuento del 15 %, el precio final será de $1700 MXN, sin importar la temporada.

📌 Ventajas:
✔ Siempre hay acceso a la mejor tarifa disponible.
✔ Descuento aplicado automáticamente, sin importar el precio base del hotel.

📌 Consideraciones:
✖ No hay precios fijos garantizados, por lo que el costo varía según la demanda del hotel.

Ventajas de los acuerdos tarifarios con hoteles

Contar con un acuerdo tarifario con hoteles en cada viaje de trabajo no solo garantiza ahorro, sino que también mejora la experiencia del colaborador.

✅ Mayor control de los gastos de viaje y viáticos: La empresa tiene visibilidad de los costos y puede anticipar el presupuesto necesario.
✅ Optimización financiera: Los descuentos permiten ajustes en el presupuesto sin comprometer la calidad del hospedaje.
✅ Calidad garantizada: Se evita que los empleados tengan que buscar opciones de última hora en hoteles de dudosa calidad o ubicación inadecuada.
✅ Condiciones preferenciales: Se pueden incluir beneficios adicionales como check-in temprano, desayuno incluido o mejoras de habitación para empleados frecuentes.

Un buen acuerdo tarifario puede significar una reducción del 10 % al 30 % en los costos de alojamiento, según el volumen de reservas anuales de la empresa.

Cómo negociar acuerdos tarifarios con hoteles

Negociar tarifas corporativas requiere estrategia. A continuación, algunas claves para obtener las mejores condiciones:

1. Volumen de reservas

Cuantas más noches de hotel pueda garantizar la empresa en un año, mejores serán los descuentos y beneficios que ofrecerán los hoteles.

2. Diversificación de opciones

Es recomendable negociar con varias cadenas hoteleras para cubrir diferentes destinos, asegurando disponibilidad y tarifas competitivas en distintas ciudades.

3. Apoyo de agencias especializadas en viajes corporativos

Las agencias especializadas en viajes corporativos tienen acuerdos preestablecidos con cientos de hoteles y pueden ofrecer mejores tarifas de las que una empresa conseguiría por su cuenta.

💡 Ejemplo: Onfly, como plataforma de agencia de viajes de negocios, permite a las empresas gestionar y visualizar sus tarifas negociadas en una plataforma todo-en-uno, agilizando el proceso de reserva. Es ideal para la administración de viajes corporativos.

¿Cómo elegir el hotel ideal para un viaje de trabajo?

Independientemente del tipo de acuerdo que la empresa tenga con un hotel, es importante considerar ciertos factores clave al momento de reservar:

🏨 Ubicación: Preferentemente cerca del centro de negocios o de reuniones para reducir tiempos de traslado.
📶 Conectividad: Wi-Fi de alta velocidad gratuito en habitaciones y áreas comunes.
🥐 Servicios adicionales: Desayuno incluido, gimnasio o salas de reuniones pueden ser diferenciadores valiosos.
🔑 Flexibilidad: Posibilidad de early check-in y late check-out sin costos adicionales.

Optimiza la gestión de hospedaje en cada viaje de trabajo

Negociar acuerdos tarifarios con hoteles es una estrategia clave para optimizar la gestión de viajes corporativos. No solo reduce costos, sino que también mejora la experiencia del viajero y garantiza el cumplimiento de las políticas empresariales.

📌 Para empresas con múltiples viajes, una agencia de viajes de negocios o una plataforma de gestión de gastos de viaje como Onfly puede centralizar las reservas, optimizar costos y simplificar la administración de hospedajes.

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