Cómo crear políticas para gastos de viaje y viáticos en tu empresa

Gestionar los gastos de viaje sin reglas claras es una de las principales fuentes de desperdicio financiero y fricción interna en las empresas. Lo que comienza como un reembolso puntual puede convertirse rápidamente en descontrol presupuestario, conflictos entre áreas y falta de visibilidad para finanzas.

Las políticas para gastos de viaje y viáticos existen justamente para evitar ese escenario. No se trata de limitar al colaborador, sino de crear un marco justo, transparente y eficiente para todos.

En este artículo, aprenderás qué son estas políticas, por qué muchas empresas fallan al definirlas y cómo estructurarlas paso a paso para lograr control, previsibilidad y eficiencia operativa.

Continúa leyendo para descubrir cómo transformar los gastos de viaje en un proceso claro, medible y alineado a los objetivos de tu empresa.

¿Qué son las políticas de gastos de viaje y viáticos?

Las políticas de gastos de viaje y viáticos son un conjunto de reglas que definen cómo la empresa autoriza, controla y reembolsa los gastos asociados a desplazamientos corporativos. Funcionan como una guía oficial que orienta tanto al colaborador como a las áreas de aprobación y finanzas.

Estas políticas establecen qué se considera viáticos, qué entra como gastos de viaje, cuáles son los límites permitidos y bajo qué condiciones se aceptan reembolsos. Su objetivo principal es eliminar la improvisación y estandarizar decisiones.

Una política bien definida aclara, por ejemplo, cuánto se puede gastar en alojamiento, transporte, alimentación y otros costos asociados. También define qué tipo de comprobantes son válidos y en qué plazo deben presentarse.

Más que un documento administrativo, estas políticas son una herramienta estratégica de gestión, pues permiten ordenar la movilidad corporativa y proteger el presupuesto sin comprometer la experiencia del viajero.

Por qué muchas empresas fallan al definir políticas de gastos

Aunque muchas organizaciones reconocen la importancia del control, pocas logran implementar políticas realmente eficientes.El problema no suele estar en la intención, sino en la ejecución.

Uno de los errores más comunes es crear reglas demasiado genéricas, políticas vagas generan interpretaciones distintas y decisiones inconsistentes. Otro fallo frecuente es copiar modelos de otras empresas sin adaptarlos a la realidad interna – cada organización tiene patrones de viaje, presupuestos y necesidades distintas.

También es habitual que las políticas no se comuniquen correctamente, cuando el colaborador no entiende las reglas, el incumplimiento se vuelve inevitable. Además, muchas empresas dependen de procesos manuales, el uso de correos y planillas dificulta el seguimiento, aumenta errores y retrasa aprobaciones.

Sin procesos claros ni tecnología de apoyo, incluso la mejor política pierde efectividad en el día a día.

Beneficios de contar con políticas claras de gastos y viáticos

Definir reglas claras no solo evita problemas, más, genera beneficios directos para la operación y para la cultura corporativa.

Entre los principales se encuentran:

• Mayor control financiero, ya que los gastos siguen criterios previamente aprobados;

• Reducción de conflictos internos, al eliminar decisiones subjetivas sobre reembolsos;

• Previsibilidad presupuestaria, facilitando la planificación financiera;

• Transparencia en los procesos, tanto para colaboradores como para gestores;

• Agilidad en aprobaciones y reembolsos, con reglas claras desde el inicio.

Cuando las políticas son bien estructuradas, la gestión deja de ser reactiva y se vuelve estratégica. La empresa pasa a tomar decisiones basadas en datos y no en urgencias.

Qué debe incluir una política de gastos de viaje bien estructurada

Una política eficiente necesita ser clara, específica y aplicable. Entre los elementos esenciales que debe incluir se destacan:

• Definición de viáticos y gastos reembolsables, diferenciando conceptos y categorías;

• Límites de gasto por tipo de servicio, como hotel, transporte y alimentación;

• Reglas según perfil del colaborador, cargo o tipo de viaje;

• Gastos no permitidos, claramente descritos para evitar dudas;

• Documentación requerida, incluyendo comprobantes válidos;

• Plazos para rendición y reembolso, con fechas bien definidas.

Algunas empresas aún utilizan un formato de gastos viáticos genérico, el problema es que, sin reglas claras detrás, el formato por sí solo no resuelve el descontrol.

La política debe ser el marco que da sentido a cualquier herramienta utilizada.

Cómo crear políticas de gastos de viaje paso a paso

Crear una política eficiente requiere método y conocimiento del negocio, no es un documento que deba hacerse de forma aislada.

Un proceso recomendado incluye los siguientes pasos:

• Analizar el historial de gastos de viaje para entender patrones y excesos;

• Definir objetivos claros, como reducción de costos o mejora en la experiencia;

• Escuchar a los equipos que viajan, entendiendo sus necesidades reales;

• Establecer límites realistas, alineados al mercado y al presupuesto;

• Validar la política con finanzas y liderazgo, asegurando coherencia;

• Documentar y comunicar las reglas, de forma clara y accesible.

Cómo Onfly ayuda a crear y aplicar políticas de gastos de viaje eficientes

Definir políticas es solo el primer paso, el verdadero desafío está en hacer que se cumplan todos los días, sin fricción ni retrabajo.

Con Onfly, tu empresa deja atrás planillas, correos y controles manuales, y las políticas se aplican automáticamente desde la solicitud del viaje hasta el reembolso, garantizando cumplimiento, visibilidad y agilidad.

El resultado es claro: menos errores, más control financiero y una experiencia mucho mejor para quienes viajan y para el área de finanzas.

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