Cómo hacer un presupuesto de viajes de negocios

La gestión viajes de negocios no solo depende de la organización del itinerario, sino también de la correcta planificación financiera. Elaborar un presupuesto de viaje de negocios es fundamental para controlar los gastos y garantizar que el viaje cumpla con sus objetivos sin exceder el presupuesto asignado.

A continuación, te explicamos cómo realizar un presupuesto adecuado para tus viajes corporativos y maximizar el retorno de inversión en cada desplazamiento.

Identificación de los costos principales

El primer paso para hacer un presupuesto de viaje de negocios es identificar todos los posibles costos involucrados. Esto incluye, principalmente, los gastos de transporte, alojamiento, comidas y cualquier otra necesidad relacionada con el viaje. Por lo general, los principales costos asociados a la gestión de gastos de viajes de negocios incluyen:

• Transporte: Los boletos de avión o tren, taxis, transporte público o alquiler de vehículos.
• Alojamiento: Hotel o alquiler de apartamentos temporales.
• Comidas: Alimentación durante el viaje, que puede incluir desayuno, almuerzo, cenas y refrigerios.
• Gastos adicionales: Entradas a eventos, conferencias, costos de telefonía o internet, y cualquier otro servicio relacionado con el trabajo.

Asegúrate de tener en cuenta todos estos gastos en la fase inicial de la planificación.

Uso de herramientas digitales para controlar los gastos

En la actualidad, existen varias herramientas tecnológicas que ayudan a controlar y planificar un viaje de negocios de manera eficiente. Plataformas como Onfly permiten gestionar desde la reserva del vuelo hasta el alojamiento, lo que ayuda a las empresas a obtener visibilidad y conocer con anticipación los posibles costos.

Las herramientas de gestión de viajes corporativos permiten a las empresas realizar un seguimiento de los costos de manera automática, lo que elimina la necesidad de realizar cálculos manuales y facilita la creación de presupuestos más precisos.

Ajuste del presupuesto según las políticas de la empresa

Cada empresa tiene políticas internas que deben seguirse para los viajes de negocios. Estas políticas suelen dictar límites de gasto para las diferentes categorías de costos, como transporte, alojamiento y comidas. Antes de hacer el presupuesto, asegúrate de conocer y respetar estas políticas para evitar gastos innecesarios.

Recuerda que una planificación de viaje de negocios efectiva incluye la alineación con las políticas de la empresa, como el tipo de alojamiento o el transporte preferido, que a menudo limita las opciones y asegura que los gastos se mantengan dentro de los límites establecidos.

Estimación de los gastos imprevistos

En cualquier viaje de negocios, siempre es recomendable estimar un porcentaje para cubrir posibles imprevistos. Esto puede incluir cambios de última hora en el itinerario, gastos adicionales por emergencias o imprevistos relacionados con la logística del viaje. Una buena práctica es agregar entre un 10% y un 15% adicional al presupuesto de viaje de negocios original para manejar estos imprevistos.

La clave es ser realista y estar preparado para cualquier eventualidad, como cambios en los horarios de los vuelos o imprevistos en las reservas de alojamiento.

Optimización de los costos

Una vez que se hayan estimado los costos iniciales, es importante buscar formas de optimizar el presupuesto de viaje de negocios sin sacrificar la calidad del viaje. Algunas estrategias para una mejor administración de viajes corporativos incluyen:

• Reserva anticipada: Reservar con antelación puede resultar en descuentos significativos en vuelos y alojamiento.
• Opciones de transporte más económicas: Utilizar transporte público en lugar de taxis u optar por alquileres de vehículos en lugar de vehículos privados puede reducir considerablemente los costos.
• Alimentación controlada: Limitar las comidas en restaurantes de alto costo y optar por opciones más asequibles o incluso por restaurantes dentro de los hoteles.

Además, es importante aprovechar descuentos y ofertas especiales que puedan ofrecer a las empresas para reducir los costos de los vuelos y alojamientos.

Monitoreo del presupuesto durante el viaje

Una vez que el viaje de negocios ha comenzado, es crucial hacer un seguimiento del presupuesto en tiempo real. Muchas plataformas permiten a las empresas monitorear los gastos mientras se realiza el viaje, lo que ayuda a detectar rápidamente cualquier desviación del presupuesto. Esto es particularmente útil para realizar ajustes si el gasto en alguna categoría comienza a exceder lo planeado.

En la actualidad, es importante que los viajeros de negocios usen aplicaciones que se integren con el sistema de gestión de la empresa para registrar y monitorear los gastos desde cualquier lugar. Esta práctica ayuda a mantener los costos bajo control y facilita la creación de informes financieros posviaje.

¿Quieres dar el siguiente paso? ¡Conoce Onfly! Somos la mayor travel tech de América Latina.