Gastos de viaje: plantillas en Excel para un control sencillo y eficiente

Los gastos de viaje son una parte inevitable de cualquier empresa que realiza operaciones fuera de oficina: visitas a clientes, reuniones, auditorías, eventos o supervisión de sucursales. Pero si no se gestionan correctamente, se pueden convertir en una fuga constante de dinero.

Para muchas empresas, especialmente pequeñas y medianas, una de las soluciones más comunes ha sido el uso de plantillas en Excel. El famoso archivo compartido que todos rellenan y que, en teoría, ayuda a llevar el control de gastos por viáticos en Excel. Pero ¿qué tan efectiva es esta práctica?

En Onfly, entendemos que cada empresa necesita controlar sus recursos sin complicarse. Por eso ofrecemos una plataforma diseñada para automatizar y optimizar todo lo relacionado con gastos de viaje, desde las solicitudes hasta los reportes contables. Pero si aún estás en la etapa de usar hojas de cálculo, te damos algunos consejos para hacerlo bien… y también te mostramos cómo dar el siguiente paso.

¿Sirven las plantillas en Excel para el control de gastos de viaje?

Sí, pero con limitaciones. Un formato de gastos de viáticos en Excel puede ser útil para empresas que apenas inician o que tienen pocos colaboradores en viaje. Te permite registrar conceptos básicos como transporte, hospedaje, comidas, y asociar facturas o comprobantes.

Lo que debes cuidar es:

• Usar una plantilla con fórmulas protegidas para evitar errores.

• Establecer categorías claras.

• Incluir campos para comprobantes fiscales.

• Hacer respaldos constantes.

Sin embargo, el problema de Excel es que no escala. Cuando tienes más de 5 o 10 personas viajando al mes, las hojas se multiplican, los errores también, y los cierres contables se vuelven un caos.

Cómo mejorar tu plantilla (y evitar problemas)

Si decides seguir usando Excel, asegúrate de que tu archivo tenga:

• Validación de datos (por tipo de gasto).

• Límite automático por política.

• Campos obligatorios para cada concepto.

• Sección de comentarios para justificar gastos atípicos.

• Checklist para comprobar cumplimiento de las políticas para gastos de viaje y viáticos.

Y sobre todo: asigna a alguien responsable del seguimiento y revisión. Las plantillas mal gestionadas pueden distorsionar la realidad financiera

El paso siguiente: digitaliza todo con Onfly

La buena noticia es que no tienes que vivir en Excel para siempre. Onfly te permite llevar el control total de los gastos de viaje sin depender de archivos sueltos. Todo está centralizado en una plataforma única que:

• Automatiza la aprobación de viáticos.

• Registra gastos desde una app móvil.

• Valida comprobantes con CFDI.

• Aplica automáticamente tus políticas internas.

• Genera reportes listos para auditoría o SAT.

Con Onfly, puedes olvidarte del archivo compartido y del miedo a perder un ticket. El sistema te da trazabilidad, control y eficiencia real.

Conclusión

Las plantillas en Excel pueden ser un buen punto de partida para gestionar gastos de viaje, pero no son una solución a largo plazo. A medida que tu operación crece, también crece la necesidad de orden, visibilidad y automatización.

Con Onfly, transformas el caos en control. Ya no necesitas revisar manualmente cada formato de gastos de viáticos ni perseguir aprobaciones por correo. Todo fluye, todo se registra y todo se puede justificar.

¿Listo para dejar atrás las hojas de cálculo? Con Onfly, tu empresa viaja mejor y gasta mejor.