Gestión de viaje: flujos de aprobación y control de gastos (del pedido al cierre)
La gestión de viajes de empresa es crucial para garantizar que cada desplazamiento no solo sea productivo, sino también costeado adecuadamente.
Sin embargo, muchas empresas aún enfrentan dificultades con los flujos de aprobación y el control de gastos, lo que puede llevar a desvíos presupuestarios, procesos lentos y falta de visibilidad en tiempo real.
En este artículo, exploraremos cómo optimizar los flujos de aprobación de viajes y el control de gastos desde el pedido hasta el cierre, y cómo la tecnología puede ayudar a automatizar este proceso, garantizando eficiencia, ahorro y cumplimiento de políticas.
Sigue leyendo para descubrir cómo mejorar el control de tus viajes de negocios y transformar este proceso en una ventaja para tu empresa.
¿Por qué es importante optimizar los flujos de aprobación y control de gastos?
El flujo de aprobación y el control de gastos de viajes corporativos no son sólo tareas administrativas, sino elementos estratégicos clave. Tener estos procesos optimizados asegura que los recursos se utilicen de manera eficiente y que la empresa cumpla con sus presupuestos y políticas internas.
Si tu empresa no tiene un flujo de aprobación estructurado y un buen sistema de control de gastos, pueden surgir los siguientes problemas:
- Desvíos en los presupuestos: los gastos imprevistos pueden generar sorpresas al final del mes si no se tiene un control adecuado;
- Baja eficiencia en la toma de decisiones: los procesos manuales ralentizan la aprobación y retrasan la toma de decisiones;
- Falta de transparencia: sin un sistema automatizado, los departamentos involucrados (finanzas, recursos humanos, viajes) pueden carecer de visibilidad sobre los costos en tiempo real.
Optimizar estos procesos significa ganar agilidad en las aprobaciones, transparencia en los gastos y control sobre cada detalle del viaje. Además, se facilita la auditoría y el cumplimiento de las políticas internas, protegiendo a la empresa de posibles fraudes o gastos innecesarios.
Flujos de aprobación en la gestión de viajes: del pedido al cierre
El flujo de aprobación en la gestión de viaje de negocios implica varias etapas clave, desde la solicitud del viaje hasta su cierre y reembolso. Cada paso debe estar bien definido y ser lo más automático posible, para evitar demoras o errores.
1. Solicitud de viaje
El proceso comienza cuando el empleado realiza la solicitud para un viaje corporativo. Esto incluye información como el destino, las fechas de viaje y un presupuesto estimado.
2. Aprobación del supervisor
Una vez enviada la solicitud, el supervisor evalúa la necesidad del viaje, su relación con los objetivos empresariales y la disponibilidad de presupuesto.
3. Aprobación del área financiera
El departamento financiero revisa el presupuesto del viaje y valida que se ajuste a las políticas de la empresa. Si todo está en orden, el viaje es aprobado y la reserva puede ser realizada.
4. Reserva y ejecución
Una vez aprobado, el empleado puede proceder a realizar las reservas de vuelos, alojamiento y transporte. Idealmente, este proceso también debe ser automatizado y centralizado en una plataforma por medio de una agencia de viajes corporativos.
5. Cierre y rendición de gastos
Después del viaje, el empleado rinde los gastos mediante la plataforma de la empresa. Los gastos son validados y comparados con el presupuesto original, para asegurarse de que no hubo desviaciones.
Este flujo de trabajo ayuda a garantizar que todas las etapas sean claras y aprobadas de manera eficiente, sin saltos ni errores que puedan comprometer la transparencia y el control.
Control de gastos: cómo evitar desvíos y optimizar el presupuesto
El control de gastos en la gestión de viajes corporativos es fundamental para mantener los presupuestos dentro de los límites establecidos. Sin un control adecuado, los gastos pueden exceder el presupuesto de manera rápida, especialmente si los procesos de rendición no están bien definidos.
Estrategias clave para optimizar el control de gastos:
- Definir límites claros: establecer límites de gasto por tipo de servicio (alojamiento, transporte, comidas) según las políticas internas;
- Automatización de rendición: usar plataformas que permitan cargar automáticamente los gastos y verificar su conformidad con las políticas de viaje;
- Monitoreo en tiempo real: permitir que los responsables de finanzas puedan seguir los gastos en tiempo real, para detectar desviaciones rápidamente;
- Comparación con presupuestos: cada gasto debe ser comparado con el presupuesto estimado antes de ser aprobado. Esto permite realizar ajustes si es necesario;
- Control de gastos por viáticos en Excel: utilizar plantillas personalizadas y fórmulas para mejorar el seguimiento de los gastos, aunque esta opción es menos eficiente que las soluciones automatizadas.
Al implementar estas estrategias, las empresas pueden identificar áreas donde se puede reducir el gasto y tomar decisiones más informadas.
Tecnología: la clave para automatizar flujos de aprobación y control de gastos
La tecnología juega un papel clave en la automatización de los flujos de aprobación y el control de gastos. Las plataformas de gestión de viajes corporativos permiten integrar todos los procesos en una sola herramienta, lo que agiliza el trabajo, mejora la transparencia y reduce los errores manuales.
Benefícios de utilizar plataformas tecnológicas:
- Automatización completa: los flujos de aprobación, desde la solicitud hasta el reembolso, se pueden automatizar para ahorrar tiempo y reducir errores;
- Visibilidad centralizada: la plataforma centraliza todos los datos de los viajes y gastos, lo que permite monitorear el presupuesto y los informes en tiempo real;
- Reportes inteligentes: los sistemas avanzados generan informes detallados y personalizables para que los gerentes y el área financiera tengan acceso a los datos cuando los necesiten;
- Control en tiempo real: los responsables pueden detectar desvíos en el presupuesto antes de que se conviertan en un problema, ajustando rápidamente los viajes futuros.
Usar plataformas como Onfly permite integrar todos estos aspectos, simplificando la gestión y el control de viajes, y garantizando la eficiencia en cada etapa.
Optimiza tus viajes con Onfly y mejora el control de tus recursos
La gestión de viajes es una tarea compleja que involucra múltiples áreas de la empresa, desde la aprobación hasta el control de gastos. Sin un sistema organizado, la empresa puede perder control sobre el presupuesto y sufrir retrasos innecesarios.
Con una agencia de viajes corporativos, puedes automatizar todos los flujos de aprobación y tener un control total sobre los gastos en tiempo real. Gracias a la tecnología, puedes asegurarte de que todos los viajes estén dentro del presupuesto y cumplan con las políticas internas, mejorando la eficiencia y reduciendo los costos.
Solicita una demostración gratuita de Onfly y descubre cómo podemos ayudarte a optimizar la gestión de viajes de tu empresa, haciéndola más eficiente y controlada.
