Viáticos y gastos de viaje: tips y herramientas | Onfly

Cuando una empresa envía a sus colaboradores a un viaje de negocios, no solo está invirtiendo en boletos de avión y hospedaje. Está confiando en que los recursos asignados se usarán de forma inteligente, productiva y, sobre todo, transparente. Ahí es donde entra en juego la correcta administración de viáticos y gastos de viaje, un proceso que, si no se controla bien, puede convertirse en una fuga silenciosa de dinero.

En Onfly, sabemos que la gestión de viáticos no debería ser una carga. Nuestra plataforma está diseñada para que las empresas mexicanas puedan automatizar, controlar y optimizar todo el flujo de viajes corporativos, incluyendo los gastos, desde una sola interfaz. Sin hojas de cálculo caóticas ni aprobaciones perdidas en correos.

En este artículo, te compartimos los principales tips y herramientas para mejorar la administración de viáticos en tu empresa, y cómo Onfly puede ayudarte a tener un sistema ágil, ordenado y económico.

¿Por qué es clave controlar los viáticos y gastos de viaje?

Cada viaje de negocios implica transporte, alojamiento, alimentación, traslados y más. Cuando no existe un sistema claro de administración de viajes corporativos, los viáticos pueden salirse de control: anticipos sin justificar, facturas perdidas o incluso gastos innecesarios.

Al gestionar correctamente los viáticos y gastos de viaje, una empresa puede:

• Tener mayor control financiero.
• Cumplir con las obligaciones fiscales.
• Tomar mejores decisiones basadas en datos.
• Brindar una mejor experiencia al viajero corporativo.
• Prevenir errores, fraudes y conflictos internos.

Tip #1: Establece una política clara de viáticos

Todo parte desde aquí. Define montos máximos por categoría (transporte, comidas, hospedaje), qué conceptos están permitidos, qué comprobantes se exigen, y cómo deben reportarse los gastos. En Onfly, estas políticas se pueden integrar directamente en la plataforma, y el sistema las aplica automáticamente al momento de reservar o cargar viáticos.

Consejo práctico: No basta con tener un documento; el personal debe conocerlo y tenerlo a mano antes de cualquier viaje de negocios.

Tip #2: Digitaliza el proceso completo

Olvídate del papel, las fotos de tickets por WhatsApp o el eterno archivo de Excel. Centraliza toda la información en una herramienta que permita:

• Cargar y aprobar solicitudes de viaje.
• Asignar anticipos.
• Capturar facturas digitales (CFDI).
• Automatizar la conciliación contable.

Onfly permite administrar todo esto desde un mismo lugar, sin correos de ida y vuelta ni procesos manuales que generan errores.

Tip #3: Automatiza el flujo de aprobación

Uno de los grandes cuellos de botella en la gestión de viajes corporativos es la autorización de viáticos. Cuando no hay reglas claras, las aprobaciones se pierden o se hacen tarde.

En nuestra plataforma, puedes configurar flujos personalizados: quién autoriza, en qué orden y bajo qué condiciones. Así, cada solicitud de viáticos fluye rápido y con trazabilidad.

Tip #4: Lleva seguimiento en tiempo real

Durante el viaje, es clave tener visibilidad de lo que se está gastando. El colaborador debe poder registrar sus gastos al momento y subir facturas desde el móvil.

Al mismo tiempo, el equipo de finanzas debe ver en qué se está usando el presupuesto en tiempo real. Con Onfly, esta función está integrada directamente al itinerario de viaje de negocios, para que cada gasto tenga contexto y justificación.

Tip #5: Usa herramientas inteligentes (olvida Excel)

Aunque muchas empresas todavía dependen del control de gastos por viáticos en Excel, esta solución es limitada, propensa a errores y poco escalable. Las plantillas ayudan al principio, pero cuando los viajes crecen, también lo hacen los problemas.

Onfly automatiza lo que Excel no puede:

• Reglas de validación automática.
• Carga masiva de comprobantes.
• Reportes listos para SAT.
• Comparativas por departamento o colaborador.

Tip #6: Conciliación y facturación sin dolores de cabeza

Al regresar del viaje, comienza el cierre: comparar lo gastado vs. lo aprobado, cuadrar anticipos, procesar reembolsos y generar reportes. Aquí es donde muchas empresas pierden tiempo y energía. Además, puede generar problemas con el área financiera de tu empresa: en este artículo te enseñamos cómo evitarlo.

Con Onfly, la conciliación es automática. La plataforma cruza los anticipos, los gastos justificados y los comprobantes fiscales. El resultado: menos errores, menos horas hombre y cumplimiento fiscal garantizado.

Herramientas clave que deberías tener en tu empresa

Ya sea que tengas un área especializada o una persona a cargo, estas herramientas son imprescindibles para una gestión de viajes de negocios eficiente:

✔ Plataforma de administración de viajes corporativos

Con capacidad para reservas, viáticos, itinerarios y reportes integrados.

✔ App móvil para viajeros

Para registrar gastos y cargar comprobantes desde cualquier lugar.

✔ Motor de aprobaciones automático

Para que todo fluya sin depender de correos o recordatorios manuales.

✔ Reportes en tiempo real

Comparativos por área, colaborador o destino, útiles para mejorar decisiones.

Todas estas herramientas están incluidas en Onfly, sin necesidad de integrar varios sistemas o contratar servicios separados.

Bonus: cómo mejorar la experiencia del viajero

Un sistema eficiente de viáticos y gastos de viaje no solo ayuda a finanzas. También mejora la experiencia del viajero, que ya no tiene que preocuparse por guardar todos los tickets o perseguir reembolsos.

Además, al integrar el gasto al itinerario de viaje de negocios, el colaborador sabe cuánto puede gastar, dónde y bajo qué condiciones. Esto reduce la fricción y permite enfocarse en lo importante: representar bien a la empresa y lograr resultados.

Conclusión: el futuro de los viáticos es digital y automatizado

Los viáticos no son un gasto menor. Son parte esencial de la inversión que hace una empresa para generar negocio. Pero si no se administran correctamente, pueden volverse un problema recurrente.

Con Onfly, tienes el control total. Nuestra plataforma unifica todo lo relacionado a viajes corporativos en una experiencia fluida: desde la planeación y aprobación hasta la rendición y análisis final.

¿Todavía usas Excel o agencias tradicionales para gestionar los viáticos de tu empresa? Es momento de cambiar. Prueba Onfly y transforma tu manera de hacer negocios, con inteligencia, eficiencia y control.