Viáticos y gastos de viaje: errores comunes en empresas y cómo evitarlos
Los viáticos y gastos de viaje representan una parte significativa del presupuesto en muchas empresas que realizan operaciones fuera de su base. Ya sea para un viaje de negocios corto o una gira completa de viajes corporativos, estos gastos deben gestionarse con precisión y transparencia. Sin embargo, en la práctica, muchas organizaciones cometen errores que afectan su control financiero, su operación y hasta la motivación de sus colaboradores.
En Onfly, hemos identificado los fallos más frecuentes en la gestión de viajes corporativos y ofrecemos soluciones tecnológicas que permiten evitarlos de manera simple y eficiente. Nuestra plataforma ayuda a automatizar todo el proceso de principio a fin, eliminando la dependencia de herramientas manuales como hojas de cálculo y correos dispersos.
Aquí te compartimos los errores más comunes al gestionar viáticos en empresas y cómo puedes evitarlos con un enfoque más moderno.
Falta de una política clara de viáticos y gastos de viaje
Uno de los errores más frecuentes es no contar con una política definida. Sin reglas claras, cada colaborador interpreta los gastos a su manera, lo que genera confusión, malentendidos y, muchas veces, abusos.
Cómo evitarlo:
Implementa políticas específicas por rol, destino o tipo de viaje de negocios. Define topes por categoría (hospedaje, comidas, transporte), los procedimientos para anticipos y reembolsos, y qué documentación es obligatoria. Onfly permite automatizar estas políticas y aplicarlas en cada solicitud o gasto.
Uso de plantillas y archivos sueltos para el control
El clásico control de gastos por viáticos en Excel puede parecer práctico, pero se vuelve problemático cuando se multiplica la cantidad de viajeros, destinos y montos. Los errores de captura, la falta de trazabilidad y la pérdida de comprobantes son solo el comienzo.
Cómo evitarlo:
Centraliza toda la gestión de viajes de negocios en una plataforma como Onfly. Cada gasto se registra desde el celular, se adjunta el comprobante y se integra automáticamente al flujo de revisión. Además, puedes obtener reportes en tiempo real sin revisar 10 archivos distintos.
Falta de visibilidad sobre los gastos reales
Cuando el control se lleva a mano o con múltiples intermediarios, la empresa pierde visibilidad sobre lo que se está gastando realmente en sus viajes corporativos. Esto impide tomar decisiones a tiempo y genera cierres contables lentos.
Cómo evitarlo:
Con Onfly, puedes ver en tiempo real cuánto se está gastando por persona, viaje, proyecto o departamento. Así puedes detectar desviaciones, prevenir fraudes y ajustar presupuestos antes de que sea demasiado tarde.
Mala planificación del itinerario de viaje de negocios
Una mala organización del itinerario de viaje de negocios no solo afecta la productividad del colaborador, también puede generar gastos innecesarios: cambios de vuelos, noches extra en hotel o traslados duplicados.
Cómo evitarlo:
Utiliza Onfly para centralizar las reservas y estructurar el itinerario completo con fechas, vuelos, hospedajes y objetivos del viaje. Esto ayuda al viajero a cumplir su agenda y al equipo administrativo a tener una visión clara del plan.
Procesos lentos de reembolso o validación
Cuando los colaboradores deben esperar semanas para recibir sus reembolsos o validar sus gastos, el proceso se vuelve frustrante y desmotiva a los equipos.
Cómo evitarlo:
Digitaliza todo el flujo de viáticos. Onfly permite cargar gastos en tiempo real, validar automáticamente los comprobantes y reducir el tiempo de aprobación. Así, los reembolsos se hacen rápido y sin conflictos.
Conclusión
Evitar errores en la gestión de viáticos y gastos de viaje no es solo una cuestión contable. Es una oportunidad para hacer más eficiente toda la administración de viajes corporativos, mejorar la experiencia del viajero y tener un control total de los recursos.
Con Onfly, puedes transformar la forma en que tu empresa organiza, gestiona y controla sus viajes. Desde la solicitud hasta el cierre contable, todo ocurre en una sola plataforma, sin hojas de Excel, sin correos perdidos y sin sorpresas.
¿Listo para dejar atrás los errores y comenzar a gestionar tus viajes con inteligencia? Con Onfly, es más fácil de lo que piensas.
